In veel gesprekken met onze klanten merken we dat hard wordt gewerkt om websites en content op die websites toegankelijker te maken. Dat is mooi, maar tegelijkertijd is er ook een onderwerp waarover de meeste mensen liever niet praten: PDF-documenten. Ook deze moeten én kunnen digitaal toegankelijk zijn. Hier geven we je wat tips over digitaal toegankelijke PDF-documenten.
Over toegankelijke PDF-documenten
Ook content in PDF-documenten is webcontent en moet dus voldoen aan de eisen uit de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Dit betekent onder andere dat het kleurcontrast van teksten en figuren voldoende moet zijn, kopteksten juist opgemaakt moeten zijn, afbeeldingen een goed tekstalternatief moeten hebben en meer. Hierover is al meer geschreven: Zelf digitaal toegankelijke PDF-documenten maken.
Kortom, behandel content in PDF-documenten net als content op webpagina’s en zorg ervoor dat dit digitaal toegankelijk is. Bij PDF-documenten zit hier echter nog wel een extra moeilijkheid in, omdat het bestandstype zelf niet standaard voldoet aan digitale toegankelijkheid. Toch kun je dit in de meeste gevallen wel bereiken. De basis hiervoor wordt gelegd door de volgende stappen.
Inventariseer je PDF’s en schoon op
Voordat je begint met het digitaal toegankelijk maken van PDF-documenten op je website, is het goed om te weten hoe groot deze uitdaging is. Probeer daarom te achterhalen hoeveel PDF’s op je website staan en hoe toegankelijk deze zijn. Verschillende online en offline tools kunnen jou helpen om hiervan een eerste globale indruk te krijgen. Deze inventarisatie helpt je om een inschatting te maken van de omvang en om te kunnen bepalen of je hier zelf de capaciteit voor hebt of dat je hiervoor externe hulp nodig hebt.
Zie je in de inventarisatie dat de website heel veel PDF-bestanden bevat die oud zijn en/of nauwelijks worden gedownload? Dan is dat een goede motivatie om deze documenten van de website af te halen. Wat je niet aanbiedt, hoef je natuurlijk ook niet toegankelijk te maken. Houd hierbij in het achterhoofd dat de website géén archief is en dat alle gebruikers gebaat zijn bij een website die alleen relevante informatie aanbiedt.
Zorg dat nieuwe PDF-documenten toegankelijk zijn
De volgende stap is om ervoor te zorgen dat in ieder geval alle nieuwe PDF-documenten meteen digitaal toegankelijk zijn wanneer ze gepubliceerd worden.
Sjablonen voor toegankelijke PDF-documenten
Voor interne documenten helpt het enorm om te werken vanuit sjablonen die in de basis al goed toegankelijk zijn. Zo voorkom je dat elke collega zelf een eigen document maakt en dat daarbij toegankelijkheidsproblemen ontstaan die je vooraf al had kunnen voorkomen. In veel gevallen gaat het toch om documenten die herhaaldelijk terugkomen, zoals agenda’s, besluitenlijsten, maar ook rapporten en adviezen. Verder is vanuit het communicatieteam meestal ook een behoefte om zoveel mogelijk volgens de huisstijl te communiceren en daarvoor zijn sjablonen ook erg handig.
Train de gebruikers
Werk je via sjablonen, dan is dat helaas nog geen garantie dat alle documenten altijd helemaal toegankelijk zijn. Iedereen die documenten maakt, kan daar alsnog ontoegankelijke content in stoppen. Zorg er daarom voor dat alle documentmakers in de organisatie weten hoe zij bijvoorbeeld koppen moeten opmaken en tekstalternatieven bij afbeeldingen moeten zetten. Hier zijn diverse trainingen voor en ook goede werkinstructies helpen hierbij.
Sla documenten goed op
Als je vanuit Microsoft Word een document hebt opgesteld en hiervan een PDF wilt maken, is het voor de toegankelijkheid van groot belang om dit op de goede manier op te slaan. Een Word-document bevat namelijk een onzichtbare codelaag die gebruikt kan worden om het document te interpreteren, ook als je hulpsoftware (zoals een screenreader) gebruikt. Deze codes kunnen echter geheel verloren gaan als je het document niet op de juiste manier opslaat. Alle inspanningen voor de toegankelijkheid worden daarmee tenietgedaan. We zien dat dit in de praktijk best vaak gebeurt en dat is zonde.
In Microsoft Word kies je daarom voor Bestand en Opslaan als…. Daar kies je PDF. Vervolgens selecteer je Opties… en Meer opties.
Vink in het volgende venster alle selectievakjes aan onder Inclusief niet-afdrukbare informatie, klik op OK en sla het bestand op. Dit moet elke gebruiker zelf doen, maar in principe blijven de gekozen opties ook in de toekomst geselecteerd. Je hoeft dit dus niet elke keer te doen.
Afspraken met leveranciers
Het komt waarschijnlijk ook voor dat je het maken van PDF-documenten uitbesteedt of dat PDF-documenten via een programma gegenereerd worden. In die gevallen heb je misschien niet direct invloed op de toegankelijkheid van de uiteindelijke PDF’s, maar je hebt hier wel degelijk een rol in.
Zorg ervoor dat je heldere afspraken maakt met de leveranciers en van ze eist dat zij digitaal toegankelijke PDF’s opleveren. Ook als je het werk uitbesteedt, ben je er namelijk nog steeds zelf verantwoordelijk voor dat de PDF-documenten op je website toegankelijk zijn. Hiernaast wil je natuurlijk ook gewoon dat iedereen de PDF-documenten op je website kan gebruiken.
Ook oudere PDF-documenten digitaal toegankelijk
Heb je ervoor gezorgd dat alle nieuwe PDF-documenten vanaf publicatie toegankelijk zijn? Dan heb je in ieder geval al een belangrijke stap gezet. Dat neemt echter niet weg dat de website waarschijnlijk nog een aantal oudere PDF-documenten bevat die wel belangrijk zijn, maar nog niet toegankelijk. Dan is het zaak dat je deze alsnog toegankelijk maakt of laat maken.
Hierbij helpt het enorm als je het bronbestand nog hebt. Vaak is dat een Word- of InDesign-document. Van daaruit is het namelijk makkelijker om het document te wijzigen en opnieuw op te slaan. Heb je geen bronbestand, dan is het in veel gevallen ook mogelijk om een document achteraf te ‘repareren’. Dit is vrij specialistisch werk en daarom vooral een laatste redmiddel. Heb jij die kennis niet in huis? Wij kunnen je dit leren en wij kunnen deze documenten voor je toegankelijk maken.
Denk aan wettelijke uitzonderingen
Bij het achteraf toegankelijk maken van PDF-documenten is het goed om te weten dat voor overheden een wettelijke uitzondering geldt: PDF-documenten van vóór 23 september 2018 hoeven namelijk niet toegankelijk gemaakt te worden. Uitzondering hierop is als oudere documenten nog steeds nodig zijn voor administratieve processen. Denk daarbij aan aanvraagformulieren of andere documenten die je klanten of gebruikers nodig hebben om zaken met je te doen. Die moeten wel digitaal toegankelijk zijn, ook als ze ouder zijn dan de hiervoor genoemde datum.
Toegankelijke PDF-documenten zijn mogelijk
Als je de tips uit dit artikel volgt, denken wij dat het heel goed mogelijk is om toegankelijke PDF-documenten te maken. Het zal zeker niet in alle gevallen heel makkelijk zijn, maar als je je richt op wat wél kan, zul je merken dat op veel punten verbetering mogelijk is.
Geef een reactie